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【Microsoft365】配布グループでメーリングリストに一斉配信する方法!

目次

Microsoft365の配布グループとは?

じょじお

いわゆる一般的にメーリングリストと呼ばれる機能ですね。

複数のメールアドレスをグループ化して、ひとつの代表メールアドレスを作ることができる機能です。ひとつのメールアドレスに送信すれば配布グループに登録されたすべてのアドレスにメール送信できるのですごく便利です。

Microsoft365で配布グループにメールを送信する方法は?

じょじお

普通にメールを送信する手順と同じです。

STEP
Outlook on the webを開き、新しいメッセージを作成します。
Outlook on the web
STEP
宛先を開きます。
Outlook on the web
STEP
All Distribution Listsをクリックして配布グループを一覧します。
Outlook on the web

All Distribution Listsをクリックすると、テナントに存在する配布グループが一覧されます。

STEP
配布グループを選択してOKボタンをクリックします。
Microsoft365 配布グループ

▲宛先となる配布グループを選択します。選択するとグループに参加している連絡先が表示されますので確認してください。

Microsoft365 配布グループ

▲宛先を選択したら右下の保存をクリックします。

Microsoft365 配布グループ

▲宛先に配布グループのアドレスが追加されますので、通常どおりにメールを作成して送信します。

Power Automateと配布グループを使ったメール一斉配信の手順

ひとつのメールアドレスに送信すれば配布グループに登録されたすべてのアドレスにメール送信できるのはすごく便利です。ただ、これだけですとメール本文は同じなので味気ないです。できれば宛先ごとにメール本文の宛名「〇〇会社 □□様」を宛先事に挿入したいですよね。そういったメール作成作業を簡略化するためにPower Automateを使うと良いかとおもいます。

  1. 配布グループを作成します。
  2. 「グループの連絡先」にメールアドレスを登録します。
  3. 配布グループにグループの連絡先からアドレスを選んで追加します。
  4. Power Automateで配布グループにメールを配信するフローを作成します。

1_配布グループの作成手順

配布グループは管理ユーザでなくても、一般ユーザでもOutlook on the webから作成することができます。一般ユーザが作成した配布グループはテナントユーザに自動的に共有されます。

STEP
Microsoft 管理センターを開きます。
STEP
「アクティブなチームとグループ」を開き、「配布リスト」タブを開きます。
Microsoft365 配布グループ
STEP
グループの種類に「配布」を選択します。
STEP
グループの基本設定を入力します。
Microsoft365 配布グループ
  • 名前:配布グループの名前を入力します。
  • 説明:配布グループの説明を入力します。

入力しましたら、「次へ」をクリックします。

STEP
配布グループのメールアドレスを設定します。
Microsoft365 配布グループ

▲配布グループのメールアドレスを設定します。オプション設定の「組織外のユーザがこの配布グループにメールを送信することを許可する」は、セキュリティ上、オフにしておいた方が良いかと思います。

STEP
新しいグループが作成されました。
Microsoft365 配布グループ

▲作成完了の画面が表示されます。画面のメッセージによると「最大で1時間かかることがあります。」のようです。

▲完了画面の下の方にある閉じるボタンでダイアログを閉じます。

Column

配布グループの 「組織外のユーザがこの配布グループにメールを送信することを許可する」設定について

「組織外のユーザがこの配布グループにメールを送信することを許可する」 設定をオンにすると、組織外のユーザから配布グループの代表アドレス(haihu_A@tejijitaisya.***.com)にメールを送ることができます。配布グループは組織外の顧客や関連会社のメールアドレスを管理するグループになることが多いと思いますので、これはよろしくないかなと思います。

基本的には 「組織外のユーザがこの配布グループにメールを送信することを許可する」 設定はオフにしておくことをオススメします。

じょじお

設定をオフにしておくと、組織外ユーザから代表アドレスにメールを送信した場合、下図のように送信者に配達拒否のエラーメールが返ります。

エラーメール

The group [配布グループ名] only accepts messages from people in its organization or on its allowed senders list, and your email address isn’t on the list.

訳:グループ[配布グループ名]は、その組織に所属する人か、許可された送信者リストに載っている人からのメッセージしか受け付けません。

2_配布グループに追加するメールアドレスを「連絡先」に登録します。

組織の連絡先とは?

Microsoft365には個人の連絡先組織の連絡先があります。

じょじお

テナントで共有すべきお客様や協力会社さんなどのアドレスは管理者が代表して組織の連絡先にアドレス登録する方が効率的です。

個人の連絡先 組織の連絡先
追加できるユーザだれでも追加できる。管理者ユーザが追加できる。
追加する場所Outlook、Outlook on the webMicrosoft365 管理センター
有効範囲追加したユーザのみが利用できる。テナントユーザ全員のOutlookに自動共有される。(デスクトップ&Web)

「組織の連絡先」に連絡先を登録する手順

このセクションは管理者ユーザで作業してください。

STEP
Microsoft管理センターを開きます。
STEP
「連絡先」を開きます。
Microsoft365 組織の連絡先

左側メニューの中の「ユーザ」>「連作先」を開きます。

STEP
連絡先の追加をクリックします。
Microsoft365 組織の連絡先

※ゲストユーザグループなど、すでにほかのグループに登録済みのアドレスは追加できません。

STEP
連絡先の情報を入力します。
Microsoft365 組織の連絡先

姓・名・表示名・メールアドレスを入力します。Gmailなどの外部メールも登録できます。

姓・名・会社名は必須入力項目ではないため、省略してしまうこともあるかもしれませんが、Power Automateでメール本文に宛名を自動挿入できるようにきちんと設定おくことをオススメします。

STEP
連絡先が追加されました。
Microsoft365 組織の連絡先

画面のメッセージによると「変更が有効になるまで30分かかります」とのことです。

STEP
複数の連絡を追加する場合は、STEP1~5を繰り返します。

▲わたしは4名のアドレスを追加しました。

column

「組織の連絡先」に複数のユーザを一括登録するには?

じょじお

登録するユーザ多いときには下記のようにCSVファイルから一括登録する方法が便利です。

STEP
連絡先設定の「複数の連絡先を追加」をクリックします。
Microsoft365 組織の連絡先
STEP
ベースとなるCSVファイルをダウンロードします。
Microsoft365 組織の連絡先

▲①CSVファイルをダウンロードします。CSVファイルは2種類ありますのでお好きな方を使用してください。ファイルをダウンロードしましたら、連絡先情報をまとめて記入してファイルを保存し、図の②からアップロードします。

連絡先をMicrosoft Lists(Sharepoint Lists)と配布グループのどちらで管理すればよいか?

組織の連絡先Microsoft Lists(Sharepointリスト)
アドレスを追加できる人管理者ユーザのみがアドレスを追加・編集・削除できる。一般ユーザでもアドレスを追加・編集・削除できる。
Outlookからの検索
メンバ全員のOutlookから検索できる。 メンバ全員のOutlookから検索できない。
じょじお

外部連絡先の共有手段として、Microsoft Listsを使っていらっしゃる企業もいらっしゃるかと思います。一般ユーザでもアドレスの追加ができる利点はありますが、OutlookとはリンクしていないためOutlookから検索できません。

じょじお

以上の点を考えると個人的には組織の連絡先で管理する方が効率的なのかなと思っています。

3_配布グループに連絡先アドレスを追加します。

じょじお

配布グループの作成と連絡先の追加が終わりましたのでそれぞれを関連付ける作業を行います。

STEP
先ほど作成した配布グループを開きます。
配布グループ

①左側メニューのチームとグループの中の「アクティブなチームとグループ」を開きます。「配布リスト」タブをクリックして、先程作成した配布グループ「配布グループA」を開きます。

STEP
配布グループの設定画面の中にある「すべてのメンバーの表示と管理」を開きます。
Microsoft365 配布グループ

▲配布グループの設定画面の中の「メンバー」タブを開きます。「すべてのメンバーの表示と管理」をクリックします。

STEP
「メンバーの追加」をクリックします。
Microsoft365 配布グループ
STEP
配布グループに追加するユーザを選択します。
Microsoft365 配布グループ

▲配布グループに追加するユーザにチェックをオンにして「追加」ボタンをクリックします。

4_Power Automateフローを作成します。

Power Automateフローの完成図

Power Automate フロー
フロー完成図

Power Automateフロー作成

STEP
Power Automateホーム画面を開きます。

Power Automateホーム画面はこちらです。

STEP
インスタントクラウドフローを作成します。
Power Automate インスタントクラウドフロー

▲今回はテストなのでインスタントクラウドフローを作成します。

Power Automate インスタントクラウドフロー

▲①フロー名を入力し、②「手動でフローをトリガーします」トリガーを選択して「作成」ボタンをクリックします。

STEP
「Azure AD」コネクタの「グループのメンバーの取得」アクションを追加します。
Power Automate フロー Azure AD

▲「Azure AD」コネクタを選択します。

Power Automate フロー Azure AD

▲「グループのメンバーを取得」アクションを追加します。

Power Automate フロー

▲配布グループのグループIDを入力します。

グループIDとは?

グループIDって何?(Azure ADコネクタのグループIDの調べ方)

グループIDは配布グループなどのMicrosoft365のグループに一意に割り当てられたIDです。グループIDを調べる方法として、Graph Explorerを使って調べる方法があります。下記の記事で紹介している「All groups in my organization 」というクエリで調べることができますので確認してください。

STEP
「Apply to each」アクションを追加します。
Power Automate フロー

①「Apply」というキーワードで検索して「Apply to Each」アクションを探して追加します。

STEP
Apply to eachの入力に、動的なコンテンツ「グループメンバ」を渡します。
Power Automate フロー

①「以前の手順から出力を選択」と書かれた入力ボックスをクリックして、②動的コンテンツアイコンをクリックし、③「グループのメンバーを取得」アクションの動的コンテンツである「グループメンバー」をクリックして入力します。

STEP
Apply to eachループの中にOutlookのメールを送信アクションを追加します。
Power Automate フロー

▲Apply to eachの中のアクションを追加をクリックします。

Power Automate フロー

▲Outlookというキーワードで検索して「メールの送信」アクションを探して追加します。

Power Automate フロー

▲宛先のところをクリックして、動的コンテンツである「グループメンバーメール」をクリックして挿入します。

▲件名を本文を入力します。本文は動的なコンテンツである「会社名」と「グループメンバー姓」を使っています。

わたしの環境では、会社名が何故か動的なコンテンツ一覧の中に表示されませんでした。表示されないもののログを確認するときちんと取得できていたので不具合のようです。手入力で下記のように@{items('Apply_to_each')?['companyName']}と入力すれば会社名を出力することが可能です。

@{items('Apply_to_each')?['companyName']}
@{items('Apply_to_each')?['surname']} 様

いつも、お世話になっております。

テストメールを送信します。
よろしくお願いいたします。

以上でフローは完成です。

STEP
テスト実行します。
Power Automate フロー

テスト実行して、メールソフトを確認してみましょう。配布グループに追加してあったアドレスに図のようにメールが届きました。会社名と宛名がその人の環境にあわせて自動挿入されています。

まとめ

じょじお

以上、配布グループにメールを配信するフローの作成手順について解説しました。

ぽこがみさま

次回はスケジュールによって全自動でメール配信する方法について解説したいと思うにゃ~。

ノンプログラマーでも自動化スキルを身につける。

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