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Teamsユーザは絶対に使い方を覚えるべきMicrosoftリストとは?

この記事では、Teamsユーザは絶対に覚えてほしいMicrosoftリスト(Sharepointリスト)についてご紹介します。Teamsのタブに埋め込むことで、かんたんに案件管理や備品管理などのデータベースとしてチームメンバと共有することができます。

じょじお

Microsoftリスト(Sharepointリスト)、是非便利なので使ってみてください!

この記事では、Microsoftリストの概要と、比較されがちなExcelと比較したときのメリットなどについて紹介します。

目次

Microsoftリストとは?

行と列で構成される表形式のデータを管理するためのデータ記録するアプリケーションです。Excelと比較されがちですが、実際はMicrosoft Accessに近いです。AccessはクライアントPCでのローカル環境での使用を想定していますが、Microsoftリストはクラウドでデータを管理できます。

Microsoftリスト
Microsoftリスト
Microsoftリスト
Microsoftリスト フォームからデータ登録

SharepointリストとMicrosoftリストの違いは?(Microsoft Lists)

ネットで情報を集めようとすると、 SharepointリストだったりMicrosoftリストだったり2つの言葉でてきて混乱している方がいらっしゃるかもしれません。Microsoftリストのメリットをお話する前に、この2つの言葉について整理したいと思います。

基本的に、この2つは同じものと思って問題ありません。従来のSharepointリストにモダンなUIが追加され進化したのが後発のMicrosoftリストです。どちらも実体は同じものです。

Sharepointリストとは?

従来からあるSharepointリストは、ブラウザでSharepointサイトにアクセスしてブラウザ上で作成するものでした。

Microsoftリストとは?(Microsoft Lists)

その後、 2020年9月にリリースされたMicrosoftリスト(Microsoft Lists)がリリースされました。これはSharepointリストのあたらしいカタチで、 Sharepointリストに Teamsアプリ・デスクトップアプリ・スマホアプリ向けとなる直感的なUIがプラスされたものです。

SharepointリストとMicrosoftリスト(Microsoft Lists)の違いは?

UIが異なるだけで、 Teamsアプリ・デスクトップアプリ・スマホアプリのMicrosoftリストで作成されたリストは、Sharepoint上にSharepointリストとして保管されます。また、Sharepointで作成したリストをMicrosoftリストアプリに表示されます。両者で作成できるリストに差はありません

以上のことからMicrosoftリストと、SharePointリストは同じものであると思って問題ありません

じょじお

Microsoftリストの登場により、「Sharepointってなに?」というユーザでも、Sharepointを意識することなく気軽にリストを作成できるようになりました。

Excelとどう違うの?

Excelは気軽に扱えて便利なイメージがありますが、Power AutomateやBIツールなどと外部ツールと連携したり、集計したり、分析したりをきちんと行おうとすると、事前設計がメチャクチャ大事で知識とそれなりの作業時間が必要です。

その辺を曖昧のままなんとなく作成したExcelファイルでデータを管理していて、あとで困ってExcelに詳しい人に助けを求める・・・(あるいは求められる)なんていう経験が、もしかしたら皆さんにもあるのではないでしょうか。

Excelは、いろいろなことができる素晴らしいツールではあるのですが、かえってそこがチームでのデータ管理を難しくすることも少なくありません。その点、Microsoftリストはデータ管理に特化しているため、誰が作ってもそれなりのデータベースになります。

じょじお

Excelと比較を下記にまとめてみました。

Excel
Microsoftリスト
  • データベースの本質を理解していないユーザが作成した表は扱いづらい。
  • ビューを使うには、知識を持ったユーザが事前に仕組を作成しないといけない。
  • 入力フォームがない。(作成すればあるけど面倒。)
  • 自動化ツールPower AutomateやPower Appsと連携するには知識ある人が事前に表設計しないといけない。
  • データベースに特化しているため、誰が作ってもちゃんとそれなりのデータベースになる。
  • ビューが用意されていてビューをつくるのが簡単。
  • 入力フォームが用意されている
  • 自動化ツールPower AutomateやPower Appsと連携しやすい
ビューとは?

ビューのメリット

Microsoftリストにはビュー機能があります。

ビューとは、データベース用語のひとつで「データの表示の仕方」のことです。データベースの世界ではビューという考え方があることによって、データとビューが分離して、データ更新とデータ表示がどちらもしやすいというメリットがあります。

たとえば、A列からZ列まである表があるとします。そして下記のような要件があります。

  • 鈴木さんは「A列とZ列だけをよく見る」
  • 田中さんは「A列、B列、C列だけをよく見る」

この時に、ビューの概念があるMicrosoftリスト、ビューの概念がないExcelを比較してみます。

ビューの概念を持つ『Microsoftリスト』の場合

ビューの概念を持つMicrosoftリストでは、元のA列~Z列のデータはいっさい手を加えず保持したまま、

  • 鈴木さん用の「A列、Z列だけを表示するビュー」
  • 田中さん用の「A列、B列、C列だけを表示するビュー」

という2つのビューを作成して切り替えて表示するという考え方をします。鈴木さん、田中さんは自分が必要な情報だけを表示することができるので、効率的に情報を取得することができます。

ビューの変更、削除は、元データには手を加えませんので、データの保護も担保できます。

ビューの概念を持たない『Excel』の場合

一方、ビューの概念を持たないExcelでは、Power Queryなどを使って仕組づくりをしなければなりません。作成しても運用ルールをきちんと設定しておかないと、「列の非表示」を元データに強引に適用してチームメンバを混乱させてしまう人もでてくるかもしれません。かといってシートの保護などを使ってデータ保護しようとすると、運用しづらくなる弊害がでてきます。

じょじお

このようにビューの概念があると、データの管理者にとっても、閲覧者にとってもデータが扱いやすくなります。

ぽこがみさま

ビューはMicrosoftリストの素晴らしいメリットですね!

データ管理にMicrosoftリストを使うメリット

Teamsユーザは使った方がいいです。
Microsoftリストを使うメリット
  • Excelと親和性が高く、Excelにエクスポートしたり、Excelからリストをつくったりが簡単!
  • いろいろなプラットフォーム向けのアプリがある。(デスクトップアプリ・スマホアプリ・Teamsアプリ)
  • 豊富なテンプレートから簡単にリストを作れる!
  • カレンダービューがすごい!
  • Microsoft 365ユーザなら無料で使える!
  • 使えるデータ形式(列の種類)が一通り網羅されている。(後述)
  • Power AutomateやPower Appsと連携で自動化が簡単!

MicrosoftリストはTeamsに埋め込んで共有できる。

じょじお

特に強力なのは、Teamsに埋め込んでチームメンバとデータ管理を共有したり、データについて会話したり、することができるというところだと思います。

MicrosoftリストをTeamsに埋め込む
Teamsのタブに埋め込んだMicrosoftリスト

Microsoftリストは テンプレートから簡単に作成できる。

じょじお

よく使うリストは、テンプレートがあります。テンプレートを利用すると時間を節約できます。

Microsoftリストのテンプレート
Microsoft リストのテンプレート

Microsoftリストは予定表ビューが便利!

Microsoftリストには、いくつかよく使うビューが用意されています。

たとえば、「予定表」ビューは日程管理のためのビューです。日付形式のデータがある場合、このビューに切り替えるだけで図のようなカレンダー表示で閲覧することができます。メチャクチャ便利なので是非使ってみてください。

Microsoftリストは豊富なデータ形式を使うことができます。

列の種類説明
1行テキストテキスト(改行なし)を格納します。
複数行テキストテキスト(改行可能)格納します。
場所アドレス情報を、国・都道府県・市町村・座標など複数のグループ化された列で管理できます。
数値数値を格納します。桁区切りや通貨記号を使うことができます。
はい/いいえチェックボックス列です。チェックボックスがオンなら「はい」です。
ユーザまたはグループMicrosoft 365のユーザまたはグループを格納します。
日付と時刻日付を格納します。カレンダーウィジェットを使うことができます。
選択肢事前に用意した選択肢の中から用意します。
ハイパーリンクハイパーリンクを格納します。クリックするとジャンプできます。
画像画像を格納します。
通貨数値を格納します。桁区切りや通貨記号をリストから選択して使うことができます。
集計値他の列を数式を使って集計できます。【例】[価格列]x[個数列]で総価格をだします。
外部データ外部のデータベース、スプレッドシートを参照した結果を格納します。
タスクの結果タスクワークフローを使用するときに使用します。
管理されたメタデータ特定の用語セットからデータを格納します。
Sharepointリストで利用できる列の種類一覧

Microsoftリストでできること

承認フローと連携した有給申請管理、備品管理、インシデント管理などなど。アイデア次第で使い方はいろいろです。事例などについては、次回以降の記事で紹介していく予定です。

>>リストとPower Automateを使って備品購入申請を自動化した話(現在記事作成中)

>>リストを使ってIT部門への問い合わせを効率化した話(現在記事作成中)

Microsoft Listsでリストを作ってみよう!!

リストを作成する方法については下記の記事で解説しています。ご参考になさってください。

Microsoftリストの制限

一つのリストに登録できるデータ件数は3,000万件です。

Microsoftリストにはいくつかの制限があります。仕様詳細はMicrosoft公式リファレンスをご確認ください。データ件数の多い本格的なデータベースを作成する場合はMicrosoft Dataverse(旧Common Data Service)が推奨されています。

Microsoft DataverseはPower Platform用に最適化されたデータベースです。

まとめ

じょじお

以上、Microsoftリストについて、概要とメリットについてご紹介しました。

ぽこがみさま

次回はMicrosoftリストを実際に作成する方法について解説します!

ようやく出た!SharePoint解説本

▲Microsoft Lists(Microsoftリスト)、Sharepoint Lists(Sharepointリスト)・Sharepointサイト・OneDriveなどを徹底的に解説している書籍です。情報量が多く、Microsoft365管理者・一般ユーザ・初心者・中級者以上まで幅広くカバーしているかなと思います。Kindle版はレイアウトがきれいでスマホでも読みやすいです。

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