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Teamsユーザは絶対に使い方を覚えるべきMicrosoftリストとは?

目次

この記事について

この記事では、Teamsユーザは絶対に覚えてほしいMicrosoftリスト(Sharepointリスト)についてご紹介します。Teamsに埋め込むことができ、かんたんに案件管理や備品管理などのシステムのデータベースとしてチームメンバと共有することができます。

この記事では、Microsoftリストの概要と、比較されがちなExcelと比較したときのメリットなどについて紹介します。

Microsoftリストとは?

行と列で構成される表形式のデータを管理するためのハコです。Excelと比較されがちですが、実際はMicrosoft Accessに近いです。AccessはクライアントPCでのローカル環境での使用を想定していますが、Microsoftリストはクラウドでデータが管理されます。

Microsoftリスト
Microsoftリスト
Microsoftリスト
Microsoftリスト フォームからデータ登録

SharepointリストとMicrosoftリストの違いは?(Microsoft Lists)

Microsoftリストのメリットをお話する前に、上記2つの言葉について整理したいと思います。

ネットで情報を集めようとすると、 SharepointリストだったりMicrosoftリストだったり2つの言葉でてきて混乱している方がいらっしゃるかもしれません。この二つは同じものと思って問題ありません。SharepointリストにモダンなUIが追加され進化したのがMicrosoftリストと紹介されることが多いですが実体は同じものです。

Sharepointリストとは?

従来からあるSharepointリストはブラウザでSharepointサイトにアクセスして作成するものでした。

Microsoftリストとは?(Microsoft Lists)

その後、 2020年9月にリリースされたMicrosoftリスト(Microsoft Lists)がリリースされました。これはSharepointリストのあたらしいカタチで、 Sharepointリストに Teamsアプリ・デスクトップアプリ・スマホアプリ向けとなる直感的なUIがプラスされたものです。

SharepointリストとMicrosoftリスト(Microsoft Lists)の違いは?

UIが異なるだけで、 Teamsアプリ・デスクトップアプリ・スマホアプリのMicrosoftリストで作成されたリストは、Sharepoint上にSharepointリストとして保管されます。また、Sharepointで作成したリストをMicrosoftリストアプリに表示されます。両者で作成できるリストに差はありません

以上のことから両者は同じものであると思って問題ありません

じょじお

Microsoftリストの登場により、「Sharepointってなに?」というユーザでも、Sharepointを意識することなくリストを作成できるようになりました。この記事ではMicrosoftリストと統一して呼ぶことにします。

Excelとどう違うの?

Excelは気軽に扱えて便利なイメージがありますが、Power Automateなど外部ツールと連携しようとしたり、ちゃんと集計や分析を行おうとしたりすると、事前設計がメチャクチャ大事で結構作業量的に面倒ですし知識が必要です。

いろいろなことができすぎる素晴らしいツールではあるのですが、返ってそこがデータ管理を難しくすることも少なくありません。その点、Microsoftリストは知識がなくても気軽に作り始めてもちゃんとしたデータベース(表)になります

Excelと比較したときのメリットを下記にまとめました。

Excel
Microsoftリスト
  • データベースの本質を理解していないユーザが作成した表は扱いづらい。
  • ビューを使うには、知識を持ったユーザが事前に仕組を作成しないといけない。
  • 入力フォームがない。(作成すればあるけど面倒。)
  • 自動化ツールPower AutomateやPower Appsと連携するには知識ある人が事前に表設計しないといけない。
  • データベースに特化しているため、誰が作ってもちゃんとそれなりのデータベースになる。
  • ビューが用意されていてビューをつくるのが簡単。
  • 入力フォームが用意されている
  • 自動化ツールPower AutomateやPower Appsと連携しやすい

ビューってなに?

ビューとは、データベース用語で「データの表示の仕方」のことです。
たとえば、A列からZ列まである表があるとします。状況によってA列とZ列だけを見たい時、A列、B列、C列だけを見たい時ってありますよね。

こういうときデータベースでは、元のA列~Z列のデータは保持したまま、
「A列、Z列だけを表示するビュー」
「A列、B列、C列だけを表示するビュー」
という2つのビューを作成して切り替えて表示するという考え方をします。

Excelでこのようなことを行うには、元データをもとにPower Queryや関数を使って別のシートに出力する必要があります。
Microsoftリストでは、ビュー機能があるので簡単にビューを作成することができます。

データ管理にMicrosoftリストを使うメリット

そのほかのメリットをまとめました。

Teamsユーザは使った方がいいです。
Microsoftリストを使うメリット
  • Excelと親和性が高く、Excelにエクスポートしたり、Excelからリストをつくったりが簡単!
  • いろいろなプラットフォーム向けのアプリがある。(デスクトップアプリ・スマホアプリ・Teamsアプリ)
  • 豊富なテンプレートから簡単にリストを作れる!
  • カレンダービューがすごい!
  • Microsoft 365ユーザなら無料で使える!
  • 使えるデータ形式(列の種類)が一通り網羅されている。(後述)
  • Power AutomateやPower Appsと連携で自動化が簡単!

MicrosoftリストはTeamsに埋め込んで共有できる。

じょじお

特に強力なのは、Teamsに埋め込んでチームメンバとデータ管理を共有したり、データについて会話したり、することができるというところだと思います。

MicrosoftリストをTeamsに埋め込む
Teamsに埋め込んで使えます

Microsoftリストは テンプレートから簡単に作成できる。

Microsoftリストのテンプレート
Microsoft リストのテンプレート

Microsoftリストは予定表ビューが便利!

いくつかデフォルトビューが用意されています。予定表タイプのビューは日程管理に便利です。

Microsoftリストは豊富なデータ形式を使うことができます。

列の種類説明
1行テキストテキスト(改行なし)を格納します。
複数行テキストテキスト(改行可能)格納します。
場所アドレス情報を、国・都道府県・市町村・座標など複数のグループ化された列で管理できます。
数値数値を格納します。桁区切りや通貨記号を使うことができます。
はい/いいえチェックボックス列です。チェックボックスがオンなら「はい」です。
ユーザまたはグループMicrosoft 365のユーザまたはグループを格納します。
日付と時刻日付を格納します。カレンダーウィジェットを使うことができます。
選択肢事前に用意した選択肢の中から用意します。
ハイパーリンクハイパーリンクを格納します。クリックするとジャンプできます。
画像画像を格納します。
通貨数値を格納します。桁区切りや通貨記号をリストから選択して使うことができます。
集計値他の列を数式を使って集計できます。【例】[価格列]x[個数列]で総価格をだします。
外部データ外部のデータベース、スプレッドシートを参照した結果を格納します。
タスクの結果タスクワークフローを使用するときに使用します。
管理されたメタデータ特定の用語セットからデータを格納します。
Sharepointリストで利用できる列の種類一覧

Microsoftリストでできること

承認フローと連携した有給申請管理、備品管理、インシデント管理などなど。アイデア次第で使い方はいろいろです。事例などについては、次回以降の記事で紹介していく予定です。

Microsoftリストの制限

一つのリストに登録できるデータ件数は3,000万件です。

その他詳細はMicrosoft公式情報をご確認ください。

さいごに

以上、Microsoftリストについて、概要とメリットについてご紹介しました。次回はMicrosoftリストを実際に作成する方法について解説します!

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