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SharePointとは?

じょじお

この記事は、SharePoint Onlineのメリットと活用方法について解説する記事です!

ぽこがみさま

Microsoft 365ユーザでも以外に知らない人も多いリストサイトについても解説していくにゃ。

この記事でわかること!

  • Microsoft 365を契約した時に付属している「SharePoint Online」の概要がざっくりとわかる。
  • SharePoint Onlineを使うメリットがわかる。
  • SharePoint Onlineで超絶簡単に社内ポータルサイトを作成する方法がわかる。
  • SharePoint Onlineで超速でデータベースを構築する方法がわかる。
目次

SharePoint Onlineの歴史(SharePoint OnlineとSharePointの違い)

SharePointは昔、自社あるいは組織のWindowsサーバ上にインストールして利用する「SharePoint Server」という名前のソフトウェアでした。このため、SharePointを利用するには自社あるいは組織で自前のサーバを用意する必要がありました。

その後、SharePointの機能をクラウドで利用できる『SharePoint Online』が登場しました。自社サーバが不要になったことから導入のハードルが下がり、月額費用で簡単に利用しやすいサービスとなりました。

Microsoft 365に含まれる『SharePoint Online』ですが、実は単体で契約することも可能です。ただ、Officeアプリケーションなどが付属するMicrosoft 365で契約したが方がお得感があるかなと思います。

SharePoint Online
SharePoint Server
  • サーバ不要(クラウドサービス)
  • サーバの基本的なメンテはMicrosoft が運用してくれる
  • 月額費用で利用
  • 自社でサーバ構築が必要(オンプレミス)
  • 自社でサーバの管理・メンテが必要
  • SharePointを購入して利用

上記のように、実際にはSharePointとSharePoint Onlineは違うのですが、昨今ではMicrosoft 365の普及によって、SharePointといえばSharePoint Onlineのことを指す場合が圧倒的に多いです。この点をざっくり理解しておくと、SharePointに関する情報をネットで収集する上で混乱がないかと思います。この記事は、SharePoint Onlineについての解説となります。

ちなみに、SharePoint Onlineは、頭文字をとってSPO(エスピーオー)と呼ぶこともあります。

SharePoint Onlineとは?

Microsoft 365での役割!

SharePoint Onlineはファイルを管理・共有するファイルの置き場を提供するサービスです。Microsoft 365の中ではファイルの管理の役割を担っています。Teamsで共有されたファイルや、OneDrive Bussinessのファイルも、実はバックグラウンドではSharePoint Onlineで管理されるようになっています。

ただし、ただのファイルサーバと一言で言ってしまうには、もったいないくらい豊富な機能があります。

SharePoint Onlineの主な機能!

じょじお

SharePointにはファイル置き場としての機能以外にも、豊富な機能があります。

SharePointの主な機能!

ファイルサーバ機能

ファイルサーバとして、ファイルを管理して共有します。SharePoint上に保存されたOffice関連のファイルは同時共同編集することができます。

データベース機能(SharePoint Lists)

リストと呼ばれる機能を使って簡易的なデータベースを簡単に構築できます。

社内ポータルサイト機能

SharePointサイトという機能を使って、社内ポータルサイトを簡単に構築できます。

SharePoint Onlineのメリット

Microsoft Officeアプリケーションと簡単に連携できる!

  • SharePoint Online上で管理されたOffice関連ファイルは共有メンバと同時編集することができます。
  • Teamsで共有されたファイルは自動的にSharePoint Onlineにアップロードされます。
  • Power Automate を使って自動化が簡単に作成できます。

このように、SharePoint OnlineにはOffice アプリケーションと連携のしくみがありますので、効率的に共有ファイルを管理できます。とくにMicrosoft 365に含まれるPower Automate を使った自動サービス連携は強力です。

セキュリティ対策が万全なクラウド上で利用できる!

SharePoint Onlineは、Microsoft上の強固なセキュリティ対策が行われているサーバ上でサービスが公開されているので安心して利用することができます。ファイルのアクセス権も社内のアクセス権に合わせてユーザレベルで設定することができます。管理者は、セキュリティ対策に頭を悩ませたり、業務時間をとられたりすることが少なく、業務に集中することができます。

SharePoint Onlineは、テレワーク・リモートワークでのファイル管理・共有にも適しています。

バージョン管理に対応!

SharePoint Onlineは、ファイルのバージョン管理に対応しています。

  • 「誤ってファイルの削除してしまった・・・」
  • 「ファイルが壊れてしまって3日前のファイルの状態を確認したい・・・」

という、トラブルが起こっても簡単に好きなタイミングの状態のファイル(ライブラリ・リスト)に復旧することが可能です。

バージョン管理とは?

バージョン管理とは、ファイルの状態を細かく記録していくことです。

誰が、いつ、どこを、編集したのかを記録し、万が一の時に復旧したり、その時点のファイルの状態を確認したりすることができる機能です。

ファイル検索が高速且つ全文検索で強力!

ファイルを全文検索で検索することができます。

豊富な機能を一つのソリューションで実行できる!

データベース機能(リスト)、バージョン管理、社内ポータルサイトなどを構築しようとすると、通常それぞれ専用のソフトウェアを利用しなければなりません。しかし、SharePoint Onlineなら、それらをSharePoint Onlineひとつでまとめることが可能です。機能を追求すると専用ソフトウェアには負けてしまう点もありますが、管理面とコスト面で大きなメリットとなります。

SharePoint Onlineで社内ポータルサイトを作ってみよう!

SharePointサイトとは?

SharePointサイトとは、社内ポータルサイトを作成することができるSharePoint Onlineの機能です。HTMLやCSSなどのWebサイトに関する知識がゼロでも、簡単に社内ポータルサイトを構築することができます。

SharePointサイトのメリットやサイトを構築する方法については下記の記事で解説していますので、宜しければそちらも参考になさってください。

社内ポータルとは?

社内ポータル(社内ポータルサイト)とは、自社メンバが社内の情報にアクセスするための「入口(Portal)」となるWebサイトです。

情報を一元管理して検索しやすくしてできるというメリットがあります。

SharePoint Onlineでデータベースを作ってみよう!

SharePointリストとは?

SharePointリストとは、簡易的なデータベースを作成できるSharePoint Onlineの機能です。

Web上でチームメンバと共有できるExcelのテーブルのようなものです。データ管理専用に作成されているため、Excelテーブルで情報管理するよりもデータ管理がしやすいです。

SharePointリストの詳しいメリット・Excelとの比較・構築手順については下記の記事で解説していますので、宜しければそちらも参考になさってください。

  • 記事タイトルがMicrosoftリストとなっていますが、MicrosoftリストとSharePointリストは同じものです。

まとめ

じょじお

以上、この記事では、SharePoint Onlineの概要とメリットについてご紹介しました。

ようやく出た!SharePoint解説本

▲Microsoft Lists(Microsoftリスト)、Sharepoint Lists(Sharepointリスト)・Sharepointサイト・OneDriveなどを徹底的に解説している書籍です。情報量が多く、Microsoft365管理者・一般ユーザ・初心者・中級者以上まで幅広くカバーしているかなと思います。Kindle版はレイアウトがきれいでスマホでも読みやすいです。

ノンプログラマーでも自動化スキルを身につける。

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