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Teamsで無料版Power Virtual Agentsを使う方法!

この記事でわかること!

  • Power Virtual Agentsの無料版の使い方がわかる。
  • Power Virtual Agentsで作ったボットを公開する方法がわかる。
目次

Power Virtual Agentsって何?

Power Virtual Agentsは仮想エージェントを作るサービスだよ。

仮想エージェントとはチャットボットのことです。Power Virtual Agentsではチャットボットのことを仮想エージェントと呼びます。チャットボットは人間の要求メッセージに対して自動的に要求に応える知能的なプログラムのことです。ボットはロボットのことです。

じょじお

Power Virtual Agentsはチャットボットをプログラミングなしで作成できるMicrosoftのサービスです。

ぽこがみさま

Power Virtual Agentsをつかえば誰でも簡単にチャットボットを作れるにゃ。

  • Microsoft Teamsのライセンスに含まれているのでTeamsユーザであればチームメンバの誰でも無料でボットを作成できます。
  • AIの専門的な知識を必要とせず、誰でもノーコード(ノンプログラミング)でボットを作成できます。
  • 作ったアプリは他の従業員・メンバーに使ってもらうことができます。
  • 作成したボットは、別途ライセンス課金すればLINEや会社のWebサイトでも使えます。

Power Platform製品のひとつだよ。

Power Virtual Agentsは、Power Platformの4つのサービス群のひとつです。他のサービスであるPower Automate、Power BI、Power Appsのように、ITなどの専門家でなくてもローコードで直感的に問題解決に取り組めるという特徴があります。

Power Virtual Agentsって無料?

Power Virtual Agentsの利用は有償ライセンスが必要です。

ですが、Microsoft 365ユーザであればTeams上の利用だけに制限された「Power Virtual Agents for Teams」がライセンス不要で利用できます。この記事でもPower Virtual Agents for Teamsを使って解説を行います。

Power Virtual Agentsの料金プラン

チャットボットの使いみちは?

ぽこがみさま

チャットボットはたとえば下記の用途で活用できます。もちろんオリジナルのボットも作成できます。

COVID-19 の感染率と追跡情報

Sales のヘルプとサポートに関する問題

営業時間と店舗情報

従業員の健康と休暇の利点

業務に関する従業員からの一般的な質問

引用:Power Virtual Agents の概要(Microsoft)
じょじお

この記事では、情報システム部で活用するボットを想定して社内からのシステム関連の良くある質問に回答してくれるボットを作成しようと思います。

仮想エージェント(チャットボット)を作成する手順

ぽこがみさま

ボットを作っていくよ。

STEP
Teamsを開き、「Power Virtual Agents」アプリを追加します。
Power Virtual Agents

▲検索ボックスに「Power Virtual Agents」と入力して、検索した結果に表示される「Power Virtual Agents」アプリをクリックして追加します。

Power Virtual Agents

▲追加をクリックします。

STEP
ボットを新規作成します。
Power Virtual Agents

▲今すぐ始めるをクリックします。

Power Virtual Agents

▲botを導入するチームを選択し続行をクリックします。

Power Virtual Agents

▲ボット名、ボットが応答する言語を入力して、作成をクリックします。

チャットボットを公開して使ってみましょう。

じょじお

ボットは最初から基本的な会話ができるように設定されているため、作成するだけで、なにもしなくても簡単な会話が可能です。テストとしてデフォルト設定のまま公開してみます。

STEP
「ボットを公開する」をクリックします。
Power Virtual Agents

▲「ボットを公開する」をクリックします。

STEP
「公開」をクリックします。
Power Virtual Agents
STEP
「ボットを開く」をクリックします。
Power Virtual Agents

右上に「ボットを開く」が表示されますのでクリックします。これをクリックすると、ボットとのチャットが開始されます。

STEP
ボットと会話してみましょう。
Power Virtual Agents

▲ボットは最初から簡単な挨拶に反応するように教育されています。テストしてみましょう。ちなみに「営業時間は?」と聞くと、もう少しインテリジェンスな会話ができます。

チャットボットを共有して他の人に使ってもらうには?

じょじお

ボット作成者以外の第三者がボットを利用するには、2つの方法があります。アプリリンクを共有する方法が簡単でおすすめです。

  1. 作成者がアプリリンクを共有してリンクをクリックしてもらってボットをインストールする方法
  2. 第三者が自分でボットアプリをインストールする方法

(1)アプリリンクからボットを使用する方法

STEP
共有するボットを開き、ホームメニューの中にある「ボットを公開する」をクリックします。
Power Virtual Agents
STEP
「他のユーザがボットを利用可能にする」をクリックします。
Power Virtual Agents

「他のユーザがボットを利用可能にする」をクリックします。

STEP
右側に表示される「リンクのコピー」をクリックします。
Power Virtual Agents

この操作でクリップボードにボットアプリのリンクアドレスが保存されます。

STEP
ステップ3で保存したリンクアドレスをチャットかメールなどで共有します。

配布したいメンバーにリンクアドレスを共有します。リンクアドレスを受け取ったユーザはリンクをクリックすると自分のTeamsアプリに自動的にボットアプリがインストールされ、ボットアプリを利用できるようになります。

(2)自分でボットアプリをインストールする方法

STEP
Teamsを開き、左側メニューにあるミートボールメニューをクリックします。
Power Virtual Agents

Teamsを開き、左側メニューにあるミートボールメニューをクリックし、「その他のアプリ」をクリックします。ちなみにWeb版・デスクトップアプリ版、どちらかで設定を行えばもう一方にもアプリがインストールされます。

STEP
「組織向けに開発」あるいは「同僚が作成」のカテゴリにあるボットアプリを探し、インストールします。
Power Virtual Agents

▲「組織向けに開発」メニューをクリックします。「同僚が作成」(あるいは「組織向けに開発」と表示されているかもしれません)と表示されたところにアプリ一覧が表示されますので、先程作成した「ヘルプデスクボット」を探してクリックします。

Power Virtual Agents

▲追加をクリックします。

STEP
Teamsの左側メニューにボットアプリが追加されました。
Power Virtual Agents

メニューに追加されました。ここからボットと会話できます。次回起動時に「・・・」のところに隠れてしまうことがあるので常に表示させておきたい場合は、右クリックメニューの中にある「固定」をクリックして固定しておくと良いです。

公開済みボットを非公開にする方法は?

STEP
非公開にするボットを選択し、左側の「公開」メニューを開きます。
Power Virtual Agents
STEP
「他のユーザがボットを利用可能にする」をクリックします。
Power Virtual Agents
STEP
「ボットをTeamsから切断する」をクリックします。
Power Virtual Agents
STEP
「接続解除」をクリックします。
Power Virtual Agents

▲接続解除をクリックします。

じょじお

これでボットを非公開にできます。すでにインストール済みのユーザは、ボットにチャットしてもボットから応答がなくなります。

管理者の承認が必要な場合

社内ポリシーによっては管理者へ承認を得てからでないとボットを公開できない場合があります。承認依頼する方法と、承認の手順を解説します。

STEP
(承認依頼者 側の操作 )

この操作を行っても管理者に特に通知がされるわけではないようですので、管理者に、承認依頼を送信した旨をメールやチャットなどで連絡した方が良さそうです。

STEP
(承認者 側の操作 )Microsoft Teams 管理センターでボットアプリを開きます。
  1. 管理者アカウントで、Microsoft Teams Admin Center(Microsoft Teams 管理センター)を開きます。
  2. 左側メニューの中の「Teams Apps」をクリックします。
  3. 「Manage Apps」をクリックします。
  4. 作成したボット名で検索します。今回の場合「ヘルプデスクボット」で検索します。下図のようにボットアプリが表示されましたらアプリをクリックします。
Power Virtual Agents
STEP
(承認者 側の操作 )「公開する」をクリックします。
Power Virtual Agents

▲Publishing StatusをPublishedにします。日本語だと公開ステータスを公開済みにします。ここの設定を変更するとすぐ下にあるStatusが自動的にAllowed(許可)になります。

Power Virtual Agents

▲Publishをクリックします。日本語環境だと「公開する」とかでしょうか。

STEP
(承認依頼者側の操作)ステータスを確認してみましょう。
Power Virtual Agents

承認者によって上記の承認操作が行われるた後に、承認依頼者の画面を更新してみると、「承認待ち」から「組織によって公開済み」にステータスが更新されます。

STEP
アプリリンクを共有します。

以上の操作で他の第三者メンバーは、ボットをインストールすることが可能となります。

しかしながら、第三者メンバーのTeamsデスクトップアプリに自動的に追加はされませんし、案内が通知されるわけではありません。

ボットアプリを使ってもらうためには、チャットかメールでボットアプリのリンクを送信してあげましょう。

仮想エージェントを削除する方法は?

STEP
削除するボットを選択し、左側のメニューの一番下にある「管理」をクリックします。
Power Virtual Agents ボットの削除
STEP
ボットの削除をクリックします。
Power Virtual Agents ボットの削除
STEP
削除するボット名を入力してボットの削除をクリックします。
Power Virtual Agents ボットの削除

誤操作で削除してしまうことを防ぐために、ボット名を入力する必要があります。ボット名を入力して「ボットの削除」をクリックします。

じょじお

以上でボットの削除はおわりです。

Power Virtual Agentsのエラー

このボットを使用するには、Power Virtual Agents で公開してください。 エラー コード: 2009。

ボットが公開されていない可能性があります。公開設定を見なおしてください。問題なければ再公開してください。

まとめ

じょじお

今回は以上です。次回の記事ではチャットボットを改造していきたいと思います。お楽しみに。

ぽこがみさま

このブログではRPA・ノーコードツール・VBA/GAS/Pythonを使った業務効率化などについて発信しています。
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