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Microsoft Formsの使い方

目次

Microsoft Formsとは?

Microsoft 365に含まれるフォームを作成するアプリケーションです。

クイズやアンケートのフォームを作成することができます。作成したフォームはTeamsのタブに埋め込むなどして共有して回答してもらうことができます。

フォームとは

人が項目を選択したり、何かを書き込んだりできる「記入欄」の集まりのことです。「書式に従った用紙」とか「外観」といった意味があります。オンライン・ショッピングの注文ページや、ウェブサイトの作者にメッセージを送るページ、あるいは、データベース・ソフトで作成中のデータの入力画面などが「フォーム」です。

引用:コトバンク – フォーム

フォームを作成しよう!

質問の種類必須
休暇取得日日付必須
休暇種類選択肢必須
休暇理由1行テキスト必須
STEP
アプリメニューの中のFormsをクリックします。
STEP
フォームを新規作成します。
STEP
フォームのタイトルと説明文を入力します。

▲タイトルと説明文を入力します。今回は「有給申請フォーム」というタイトルにしました。

STEP
入力項目を追加します。

▲入力項目を追加するには「+新規追加」をクリックします。

STEP
「日付」タイプの質問を選択します。

▲「日付」を選択します。

▲質問タイトルを入力します。有給申請において日付情報は必須なので右下の「必須」オプションにチェックをいれて必須にします。

▲右下の「三点リーダー」をクリックして「サブタイトル」をクリックして追加します。

▲タイトルの下にサブタイトル入力ボックスが追加されるので回答者がわかりやすいように説明文を入力しましょう。

日付タイプの質問

日付タイプの質問は、回答する時にウィジェットが表示されクリック操作で日付を入力することができます。日付形式の回答を受け付けたいときは利用すると便利です。

質問のタイトルは短いほう良い!

質問のタイトルは短くすることをオススメします。Power Automateで扱いやすいからです。

下記のとおり、有給を申請します。

{質問1のタイトル} : {質問1の回答}
{質問2のタイトル} : {質問2の回答}

▲例えばPower Automateを使ってフォームの回答をメール本文に埋め込むフローがあるとします。上記がPower Automateで作成するメール本文の例です。

下記のとおり、有給を申請します。

休暇日:2022年01月16日
休暇理由:通院のため

▲先程のフローが実際にトリガーしたときの理想としてはこのような感じじゃないでしょうか。

下記のとおり、有給を申請します。

休暇取得希望日を入力してください。:2022年01月16日
休暇理由を入力してください。:通院のため

▲では、質問タイトルを長く書いてしまったパターンです。不格好になってしまいます。

このようにPower Automateで質問タイトルを扱いにくくなりますので、タイトルは短くしてサブタイトルで補足するルールでフォームを作成した方が良いかなと思います。

質問タイトルは短い言葉にして、質問の補足はサブタイトルにまかせましょう。

STEP
「選択肢」タイプの質問を追加します。

▲「選択肢」タイプの質問を追加します。

▲上記のように入力しました。「複数回答」のチェックはオフにします。

STEP
テキストタイプの質問を追加します。

▲「テキスト」タイプの質問を追加します。

▲上記のように入力しました。1行テキストを想定して「長い回答」のチェックはオフにしました。

STEP
フォームが完成しました。

▲フォームが完成しました!

次の項でテストで回答を送信します。

回答を送信する

STEP
フォームを開いて上部メニュー「プレビュー」をクリックします。

▲プレビューをクリックすると回答入力が可能になります。

STEP
回答入力モードになりますので回答を入力して送信します。

▲回答を入力して送信をクリックします。

▲回答が送信されます。

STEP
「戻る」をクリックして編集モードに戻ります。

▲「戻る」をクリックすると編集モードに戻ることができます。

フォームの設定をしよう!

じょじお

フォームを作成したら、デザインと共有設定を行いましょう。

フォームのデザインの設定

回答者の設定(フォームに入力できるユーザー)

STEP
「三点リーダー>設定」をクリックします。

▲右上の「三点リーダー>設定」をクリックします。

STEP
回答者できるユーザの設定をします。

▲今回は社員全員に回答を許可したいので、「自分の所属組織内のユーザのみが回答可能」にします。組織内の誰が送信したかを記録したいので「名前を記録」オプションにもチェックします。

フォームの共有設定(共同編集者)

作成したフォームの管理を自分以外にも任せる場合は「共有して共同作業する」の設定をしておくとよいです。

▲画面右上の共有ボタンをクリックすると「共有して共同作業する」設定ができます。

ゆべてのユーザーが返信可能不特定多数のユーザが匿名で回答できます。Microsoftアカウントにログインしていない外部ユーザでも回答可能です。
自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能組織内のMicrosoftアカウントにログインしたユーザが回答です。
自分の所属組織内の特定のユーザーが返答可能組織内のMicrosoftアカウントにログインしたユーザの中で許可されたユーザだけが回答です。

▲共有化してもらったフォームはMicrosoft Formsアプリの「自分と共有」タブに表示されます。

フォームに回答してもらおう!

完成したらフォームに回答してもえるようにわかりやすい場所に設置します。今回のフォームは今すぐに回答してほしいフォームではなく、ユーザが有給を取得する際に記入するものなのですぐに探せる場所に設置しておきましょう。ここではTeamsタブに追加する方法を紹介します。

STEP
Teamsアプリケーションを起動してチャネルを開き、タブの追加ボタン「+」をクリックします。
STEP
Formsアプリを選択します。
STEP
追加するフォームを選択します。

▲①「既存のフォームを追加します」にチェックを入れます。②先ほど作成したフォームを選択します。③タブに追加したことをメンバに通知したいので「このタブについてのチャネルに投稿します」にチェックを入れます。

STEP
Teamsタブにフォームが追加されます。
STEP
タブにフォームが追加されたことが通知されました。

質問をランダムに出題したい。

じょじお

Formsでは質問をランダムな順番で出題することができます。クイズやテストを作成するときに役に立ちます。

まとめ

じょじお

以上、この記事ではMicrosoft Formsの基本について学習しました。

ぽこがみさま

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