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Teamsは大変便利なツールです。すべての連絡をTeamsに集約することができれば素晴らしいですが、社外のお客様や取引先との連絡等どうしてもメールを使わないといけないシーンはでてきますよね。
そんなメール連絡も、Teamsに自動転送しておくと添付ファイルの管理・共有やメンバへの情報共有が楽になるかもしれません。
じょじおこの記事ではOutlookの自動転送の機能を使ってメールをTeamsに自動転送する方法を解説します！
目次
自動転送に必要な作業
じょじお必要な設定は下記の2つのステップです。10分程度の作業でかんたんにできます。是非最後までご覧ください。
- （Teams）チャネルのメールアドレスの取得
- （Outlook）仕分けルールの作成
（Teams）チャネルのメールアドレスを取得する
STEP
Teamsを開き、ターゲットとなるチャネルのメニューを開きます。
転送したいチャネルのメニューアイコン（３つのドットアイコン）をクリックします。
（Teamsにメール送信できるのはチャネル単位のみになります。）
STEP
メールアドレスを取得をクリックします。
「メールアドレスを取得」をクリックします。
STEP
メールアドレスをコピーします。
メールアドレスが表示されますので、コピーしましょう。コピーボタンをクリックするとクリップボードにコピーできます。
（Outlook）仕分けルールの作成
STEP
Outlookを開きます。
ホームタブを開きます。
STEP
仕分けルールの作成を開きます。
ルールをクリックし、仕分けルールの作成をクリックします。
STEP
仕分けルールの詳細オプションをクリックします。
STEP
転送の条件を指定します。
STEP
差出人を指定します。
▲「差出人が〇〇の場合」の青字の部分をクリックします。
▲条件となる差出人のメールアドレスをアドレス帳から選択します。アドレス帳にない場合は、下のテキストボックスに直接コピペします。入力したらOKをクリックします。
STEP
件名キーワードを追加します。
▲件名の青字の部分をクリックします。
▲件名のキーワードを入力して追加をクリックします。
▲キーワードが追加されると下のボックスに表示されます。追加できましたらOKをクリックして閉じます。最初に余計なキーワードが追加されている場合は削除ボタンで削除します。
▲「次へ」をクリックします。
STEP
転送設定をします。
▲「名前/パブリックグループへ転送する」をクリックします。下のボックスに「名前/パブリックグループへ転送する」が追加されますので青字部分をクリックします。
STEP
転送先のアドレス（Teamsのアドレス）を指定します。
▲STEP1でコピーしたTeamsのアドレスをペーストします。OKをクリックして画面を閉じます。
STEP
完了をクリックして設定を完了します。
▲完了をクリックして設定を完了します。これでOutlookの設定は完了です。
転送テストをしてみましょう
Teamsに転送されると上図のような形でチャネルにメッセージが届きます。添付ファイルがある場合はもメッセージに添付ファイルが確認できますね。Teamsにファイルが添付されるということはSharepointにも添付ファイルが保存されるということなので自動的にチームメンバにファイル共有できるので便利です。
転送できない場合
転送できない場合は、仕分けルールに誤りがないか確認しましょう。
よりパワフルな自動化をするには
例えば、転送する際に、自動で添付ファイルの中身の情報を取得したり、条件によってチャネルを振り分けてメンションを付けたり等、より複雑な自動化を行う場合にはPower Automateを用いて自動化フローを作成する必要があります。
Power Automateはノンプログラマでも使うことができるローコード（プログラミングなし）のRPAツールです。
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