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チームメンバで共有するメールはTeamsに自動転送しよう!

Teamsは大変便利なツールです。すべての連絡をTeamsに集約することができれば素晴らしいですが、社外のお客様や取引先との連絡等どうしてもメールを使わないといけないシーンはでてきますよね。

そんなメール連絡も、Teamsに自動転送しておくと添付ファイルの管理・共有やメンバへの情報共有が楽になるかもしれません。

じょじお

この記事ではOutlookの自動転送の機能を使ってメールをTeamsに自動転送する方法を解説します!

目次

自動転送に必要な作業

じょじお

必要な設定は下記の2つのステップです。10分程度の作業でかんたんにできます。是非最後までご覧ください。

  • (Teams)チャネルのメールアドレスの取得
  • (Outlook)仕分けルールの作成

(Teams)チャネルのメールアドレスを取得する

STEP
Teamsを開き、ターゲットとなるチャネルのメニューを開きます。
Teamsの設定

転送したいチャネルのメニューアイコン(3つのドットアイコン)をクリックします。

(Teamsにメール送信できるのはチャネル単位のみになります。)

STEP
メールアドレスを取得をクリックします。
Teamsの設定

「メールアドレスを取得」をクリックします。

STEP
メールアドレスをコピーします。
Teamsのチャネルのメールアドレス

メールアドレスが表示されますので、コピーしましょう。コピーボタンをクリックするとクリップボードにコピーできます。

(Outlook)仕分けルールの作成

STEP
Outlookを開きます。

ホームタブを開きます。

STEP
仕分けルールの作成を開きます。
Outlookの仕分けルールの作成

ルールをクリックし、仕分けルールの作成をクリックします。

STEP
仕分けルールの詳細オプションをクリックします。
Outlookの仕分けルールの作成
STEP
転送の条件を指定します。
Outlookの仕分けルールの作成
STEP
差出人を指定します。
Outlookの仕分けルールの作成

▲「差出人が〇〇の場合」の青字の部分をクリックします。

Outlookの仕分けルールの作成

▲条件となる差出人のメールアドレスをアドレス帳から選択します。アドレス帳にない場合は、下のテキストボックスに直接コピペします。入力したらOKをクリックします。

STEP
件名キーワードを追加します。
Outlookの仕分けルールの作成

▲件名の青字の部分をクリックします。

Outlookの仕分けルールの作成

▲件名のキーワードを入力して追加をクリックします。

Outlookの仕分けルールの作成

▲キーワードが追加されると下のボックスに表示されます。追加できましたらOKをクリックして閉じます。最初に余計なキーワードが追加されている場合は削除ボタンで削除します。

Outlookの仕分けルールの作成

▲「次へ」をクリックします。

STEP
転送設定をします。
Outlookの仕分けルールの作成

▲「名前/パブリックグループへ転送する」をクリックします。下のボックスに「名前/パブリックグループへ転送する」が追加されますので青字部分をクリックします。

STEP
転送先のアドレス(Teamsのアドレス)を指定します。
Outlookの仕分けルールの作成

▲STEP1でコピーしたTeamsのアドレスをペーストします。OKをクリックして画面を閉じます。

STEP
完了をクリックして設定を完了します。
Outlookの仕分けルールの作成

▲完了をクリックして設定を完了します。これでOutlookの設定は完了です。

転送テストをしてみましょう

Teamsへメール自動転送の結果

Teamsに転送されると上図のような形でチャネルにメッセージが届きます。添付ファイルがある場合はもメッセージに添付ファイルが確認できますね。Teamsにファイルが添付されるということはSharepointにも添付ファイルが保存されるということなので自動的にチームメンバにファイル共有できるので便利です。

転送できない場合

転送できない場合は、仕分けルールに誤りがないか確認しましょう。

よりパワフルな自動化をするには

例えば、転送する際に、自動で添付ファイルの中身の情報を取得したり、条件によってチャネルを振り分けてメンションを付けたり等、より複雑な自動化を行う場合にはPower Automateを用いて自動化フローを作成する必要があります。

Power Automateはノンプログラマでも使うことができるローコード(プログラミングなし)のRPAツールです。

じょじお

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