PADでOutlookから期間を指定してメールを取得する方法

1. とある「メール件名」を条件にしてメールをOutlookから取得します。
2. ユーザから下記の２つの日付をダイアログで受け取ります。
   • 期間の開始日
   • 期間の終了日
3. メール受信日が、この期間にマッチするメールで新しいListを作成します。

Power Automate for desktopのフローを実行する前に、Outlookがすでに起動していた場合は自動的にそちらを参照してくれます。２重起動はしません。頭良いですね。

生成される変数：OutlookInstance

▲「Outlookからメールメッセージを取得します」アクションを追加します。今回は下記の条件でメールを取得します。

Inboxフォルダ内にある「M365 Service Health Notification」という件名のメール

メールフォルダは皆さんの環境に合わせてください。デフォルトのメールフォルダは「受信箱」とか「Inbox」という名前になっているかと思います。自動仕分けなどを使ってフォルダ分けしている方は、そのフォルダ名を指定することも可能です。

今回は下記のように入力しました。件名で絞ってメールを取得します。

生成される変数：%RetrievedEmails%

Column

Outlookに専用フォルダを作成して自動仕分けしておくと良いよ！

すべてのメールをデフォルトの受信箱に受信している場合に、PADで受信箱からメールを取得すると大量のメールが取得されてしまいフロー実行に時間がかかってしまうことがよくあります。

PADで処理する必要があるメールは「Outlookの自動仕分け」機能を使って事前に専用フォルダに振り分けておくと良いかと思います。

下記の記事内で「Outlookの自動仕分け」の設定方法について紹介していますので参考になさってください。

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フローの実行時間の増加の原因になるため、なるべく条件を絞ってメールを取得しましょう。

このアクションはPower Automate for desktopで開く前に、開いていたOutlookも閉じてしまいます。OutlookってPC電源オン中はずっと常駐起動させておく方が多いと思いますのでもしかしたら不要かもしれません。

「Outlookからメッセージを取得します」で取得したメールはリスト形式の変数に格納されますが、並び順がバラバラです。ループ処理の時に都合が悪いので「一覧の並び替え」アクションを使って日付で降順に並び替えます。

ここでテストでフローを実行して%RetrievedEmails%変数の中身を確認してメールが取得できるか確認してみましょう。

図のように１８９件のメールが取得できました。

フローを実行すると、上の図のようなダイアログを表示させてユーザから開始日と終了日を指定してもらう流れにします。

今回作成するフローでは基本的には１か月分のメールを取得することを想定しているので、開始日には１か月前の日付、終了日はフローを実行した日をデフォルト値に設定できるようにします。デフォルト値を用意しておくと入力の手間が省けるので時短につながります。ここではこの日付の文字列をデフォルト値として挿入する処理をつくっていきます。

• 開始日のデフォルト値：フローを実行した日の３０日前
• 終了日のデフォルト値：フローを実行した日

現在の日付を取得します。これが終了日のデフォルト値になります。

生成される変数：%CurrentDateTime%

上で取得した現在時刻%CurrentDateTime%から１か月マイナスして１か月前の日付を取得します。これが開始日のデフォルト値になります。

生成される変数：%DefaultStartDate%

このアクションはユーザに日付を選択してもらうダイアログを表示するアクションです。

生成される変数：%SelectedDateFirst%（最初に選択された日付）

生成される変数：%SelectedDateSecond%（2番目に選択された日付）

生成される変数：%ButtonPressed%

生成する変数：%SelectedDateSecond%

生成する変数：%SelectedDateSecond%

この２つの「加算する日時」アクションで、%SelectedDateSecond%を当日の23時59分59秒にしてます。

例えば%SelectedDateSecond%に2月14日が選択された場合、実際には2月14日0時0分0秒になります。このまま比較すると、例えば2月14日15時に届いたメールがマッチしなくなってしまいます。このため日付計算アクションで2月14日23時59分59秒に計算しなおしてます。

計算方法としては、最初の「加算する日時」アクションでは1日加算して2月15日0時0分0秒にして、次の「加算する日時」アクションでマイナス1秒減算して2月14日23時59分59秒となってます。

生成する変数：%OutOfTheLoopDate%

以上で日付を加工する処理は終わりです。

ここからはメールをループ処理で1件ずつ取り出して受信日を確認し、指定期間内の受信日かどうかをチェックしていきます。上の図が今回作成する処理です。

▲For Eachアクションを追加します。

例えば最初の日付（SelectedDateFirst）に2月1日、次の日付（SelectedDateSecond）に2月28日が選択されたとします。

この場合のときに例えば2月2日受信日のメールは「2月2日 >= 2月1日 AND 2月2日 <= 2月28日」となります。ANDの左側の式も右側の式もどちらも矛盾がないので、条件式の判定はTrueになります。

3月1日受信日のメールは「3月1日 >= 2月1日 AND 3月1日 <= 2月28日」となります。ANDの左側はマッチしますが、右側の式「3月1日 <= 2月28日」は矛盾がありますのでマッチせず、条件式の判定はFalseになります。

先程のif条件文にマッチしたメールに対する処理を作成します。つまり指定期間内のメールであった場合の処理です。今回は指定期間内のメールであったらリストを作成しようと思いますので「項目をリストに追加」アクションを追加します。

「Else if」アクションを追加します。「Else if」アクションはIFアクションとセットで使用するのですが、IFの条件文にマッチしなかった場合にチェックされる条件文です。このアクションは無くても大丈夫なのですが、処理速度向上のために入れています。

%OutOfTheLoopDate%は最初に選択された日付に1秒マイナスした日付です。例えば最初の日付に2月1日、次の日付に2月28日が選択された場合、%OutOfTheLoopDate%は1月31日23時59分59秒となります。1月31日23時59分59秒以前のメールをいくら比較してもマッチすることはありません。無駄なループが繰り返されて処理時間が増えることを避けるために、1月31日23時59分59秒以前のメールかどうかも同時にチェックします。1月31日23時59分59秒以前のメールであった場合には、次に追加する「ループを抜ける」アクションでループを抜けます。

処理の最後のアクションとして「メッセージを表示します」アクションを追加します。

じょじお

以上でフローは完成です。