【Outlook】メールテンプレートを使っていつものメールを時短しよう！

メールテンプレートとは？

▲メールテンプレートとは決まった宛先・お決まりの文言をあらかじめ入力しておき保存しておき、メール作成を時短できる機能です。

Outlookでは.oft拡張子のメールファイルをメールテンプレートファイルとして扱います。

「定型文」と「メールテンプレート」の違い

Outlookには定型文という同じくメール作成を補助する機能があります。定型文とメールテンプレートの違いとしては、定型文は本分に挿入する文言を登録する機能です。メールテンプレートは文言のほかに宛先や件名も予め設定しておくことができます。メールテンプレートはOutlook VBAとの組み合わせて使うとより強力です。

メールテンプレートファイル利用手順

「.oft（テンプレート）」と「.msg（メッセージファイル）」の違い

メールを普通に保存しようとすると拡張子はデフォルトでは「.msg」になります。以前勤めていた会社で送信直前の状態のメールを「.msg」形式で保存しておき、これをテンプレートとして使っている方がいらっしゃいました。

「.msg」ファイルをテンプレートとして使うこともできるのですが、何か変更を加えて送信した後に閉じるときに、保存するかどうかのダイアログが表示されますがここでうっかり「保存」してしまうとテンプレートが上書きされてしまう恐れがあります。

一方で「.oft」ファイルはテンプレートとして扱うことが前提とされているので変更を加えても明示的な保存操作を行わない限り上書きされる心配はありません。（保存のショートカットキー「Ctrl＋s」を使っても上書きはされません。）

oftもmsgもファイルのバイナリは同じです。msgファイルのファイル名を手入力で.oftに書き換えても.oftファイルとして使用できますしその逆もできます。

メールテンプレート作成手順は？

OneDriveに保存しておけば、他のPCとメールテンプレートを共有できる。

メールテンプレートの使用方法は？

メールのテンプレートを呼び出すには2つの方法があるかと思います。

2つの方法のうちどちらの方法でテンプレートにアクセスかは、人によるのかもしれませんが、わたしは「2．WindowsのExplorerから.oftファイルを直接開く方法」をお勧めします。理由はそっちの方が開くまでが早いからです。

テンプレートを開くまでに必要なクリック数は、「１．フォームの選択から呼び出す方法」だと5クリック必要、一方「2．WindowsのExplorerから.oftファイルを直接開く方法」だと2クリックで済みます。

このためこの記事では「2．WindowsのExplorerから.oftファイルを直接開く方法」について解説します。

メールテンプレートの開き方

メールテンプレート呼び出しの時短テクニック

メールテンプレートをメールテンプレートフォルダから開く場合、フォルダをデスクトップショートカットやクイックアクセスに登録しておくと、よりクリック数の短縮になり時短になります。

メールテンプレートファイルを修正する方法は？

メールテンプレートファイルを移設する方法は？

パソコン買い換えなどの時は、メールテンプレートファイル（.oft）を新しいパソコンに移動してください。Outlookデータファイル(.pst・.ost)を移動しただけではメールテンプレートファイルは移動できません。

.oftファイルをコピペして新しいパソコンに移動してください。

さらなるメール時短アイデア

Outlook VBAを使う

Outlook VBAを使えば、本文中にその日の日付を自動挿入したり、添付ファイルを自動挿入して添付ファイル名からメール件名を自動作成するなんてことも可能です。

Power Automateを使う

▲Power Automateは、何の操作をしなくてもクラウド上でメール関連の作業を全自動で処理することもできる可能性があります。Power Automateは、Microsoft 365環境を使っている方は無料でほとんどの機能を使うことができます。

Power Automate for desktopを使う

▲Power Automate for desktopならノーコードでメール処理を自動化できます。Windowsユーザは無料で使うことができます。

まとめ

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