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Sharepointリストで自動採番する列(オートナンバー)を作成する方法

じょじお

SharepointリストでID列を表示する方法についてご紹介します。

この記事でわかること!

  • Sharepointリスト(Microsoftリスト)で自動採番するID列を表示する方法がわかる。
  • Sharepointリスト(Microsoftリスト)でビューを新規作成する方法がわかる。
目次

Sharepointリストで自動採番する列をつくりたい。

Sharepointリスト(Microsoftリスト)を使っていると、自動採番する列をつくりたいと考えることがあると思います。実はSharepointリストはリストを新規作成するとIDという名前の自動採番列が自動的に作成されます。

ただ、ID列は標準では非表示になっています。これをリストのビューをカスタマイズしてID列を表示することでIDを確認することができます。

ID列はPower AutomateでSharepointリストの自動化を行う際に、レコードを特定するために用いるためにも使用される重要な列なので是非覚えてください。

ぽこがみさま

次のステップではID列を表示する方法について紹介します。

ID列を表示させる方法は?

じょじお

ID列を表示させてみましょう!

STEP
Sharepointリスト(Microsoftリスト)を開きます。

Sharepointリストを開きます。

STEP
新規ビューを作成します。

今回はID列を表示するための新しいビューを作成したいと思います。

▲リスト上部の「すべてのアイテム」(デフォルトビューを変更していらっしゃる場合は違う名前が表示されている可能性があります。)をクリックして、「新しいビューを作成する」をクリックします。

今開いているビューにID列を表示する場合は「現在のビューの編集」をクリックして編集してください。

STEP
ビュー名を入力します。

▲「ビューの作成」画面が表示されるので、ビュー名を適当に入力して「作成」をクリックします。今回は表示方法はリストにしています。

他のメンバーにこのビューを見てほしくない場合は、「これをパブリックビューにする」のチェックを外して自分だけのビューにしましょう。

STEP
現在のビューを編集します。

▲新規ビューが開きますので「現在のビューの編集」をクリックしてビューを編集します。

STEP
ビューの編集画面でID列を表示させます。

▲ビューの編集画面が開きます。

▲列の表示のセクションでID列を探してチェックをオンにします。

▲画面下部にある「OK」ボタンをクリックしてビューの編集画面を閉じます。

STEP
ID列が表示されたことを確認します。

▲ビューにID列を確認することができます。このリストには4つのアイテムが登録されていますが、わたしが過去にデータの登録をしたときにはID列は入力していません。こっそりと自動的に採番されていたようです。

じょじお

このId列の値はPower Automate でリストを操作するときに必要になることが多いのでID列が確認できるビューを作っておくと良いかなと思います。

STEP
ビューを保存して閉じます。

今回作成したビューを保持する場合は、リストを閉じる前にビューの保存を行うことを忘れないでください。

▲「ビューに名前をつけて保存」をクリックします。確認画面が表示されますので内容を確認して保存をしてください。

SharepointリストのID列の役割

じょじお

ID列はその名前のとおりリストの各アイテム(項目)を識別するための識別子として使われる重要な列です。

ぽこがみさま

下記のような特徴があるよ。

ID列の特徴

Sharepointリスト ID列の特徴

  • 数値型
  • 重複は許容されない(ユニーク)
  • 列を削除できない
  • リスト作成時に自動作成される。
  • デフォルトのビューでは非表示になっている。
  • Power Automate でアイテムを取得する時に使う。(「項目の取得」アクションとか。)
  • アイテムを削除した場合、そのアイテムに振られていたIDは欠番となる。新規アイテムには使われない。
  • 命名規則をカスタマイズできない。

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まとめ

じょじお

以上Sharepointリストで自動採番してくれるID列を表示させる方法についてご紹介しました。

ぽこがみさま

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