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ぽこがみさま前回の記事ではListsにデータを一括登録方法と削除する方法について学習しました。
じょじおこの記事ではLists（Sharepointリスト）とPower Automate の連携について学習します。
この記事でわかること
- リストの登録・修正時にチームメンバにメール送信する方法がわかる。
- Power Automateを使ってリストの登録・修正時にチームメンバにより柔軟に自動通知する方法がわかる。
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目次
Listsにデータが登録・修正された時に自動通知するには？
Listsの自動通知には2つの方法があります。
| Listsの自動化機能で通知する方法 | Power Automateで自動通知する方法 | |
|---|---|---|
| 手軽さ | ◎ | △ |
| 通知先 | メールのみ | Teamsやメールなど自由にカスタマイズできます |
じょじおこの記事ではPower Automateで通知を作る方法を学習します。
Power Automateで自動通知
Power Automateを使えば、Listsにデータが登録されたら自動通知を行うことができます。
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Listsの自動化機能で通知
「ルール」でできること・できないこと（2026年時点）
設定場所は、リストの上部メニュー「統合」→「ルール」です（公開当時は「自動化」表記でした）。条件は「列が変更されたとき」「列の値が変わったとき」「新しいアイテムが作成されたとき」「アイテムが削除されたとき」「日付が近づいたとき」から選べます。
ただし、ルールで送れるのはメール通知だけです。Teamsへの投稿はできません。この記事の本題である「Teamsに通知する」をやるなら、引き続きPower Automateが必要です。
ほかの制限：複数行テキストの列は条件に使えません／グループのメールアドレス宛には送れません／「日付が近づいたとき」型は1リストに2つまで／ルールを作るには共同作成（Contribute）以上の権限が必要です。通知メールは no-reply@sharepointonline.com から届きます。
▲Listsの自動化機能を使う場合はMicrosoft Listsアプリを開いて上部メニューの「自動化」メニューから通知設定を行います。Teams上からは設定ができません。この記事では説明は省略します。
Power Automateで自動通知のフローを作成する方法
画面が記事と違って見える方へ（新しいデザイナー）
以下のスクリーンショットはクラシックデザイナーのものです。現在、新しく作るフローは既定で新しいデザイナーになります（クラシックは新機能の追加が止まった保守モード。右上のトグルで切り替えられます）。
主な違いは3つ。アクションの追加は「新しいステップ」ボタンではなくアクション間の「＋」、動的コンテンツは入力欄横の稲妻ボタン（または欄に「/」を打つ）、そしてフローが縦並びのカードになり右側にCopilotのパネルが出ます。
なお「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」というアクション名は当時から変わっていません。投稿者（Post as）の選択肢だけ、Power Virtual Agents が Microsoft Copilot Studio エージェントに変わっています。
Power Automateのフロー作成の前におすすめの設定
この記事の手順解説では、Power Automateの試験的な機能を有効にしています。もしこちらの機能を有効にしていない場合、図と異なるデザインで表示されているかもしれません。試験的な機能は、関数や動的な値の入力が楽になるので有効化をおすすめします。設定は30秒で終わります。詳細は下記の記事を参考になさってください。
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Power Automate 作成手順
STEP
今回使用するリストを確認します。
今回は以前下記の記事で作成した仕入れ先業者一覧のリストを使用します。
業者名・メールアドレス・住所という３つの列を持つテスト用の簡素なリストです。
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STEP
左側メニューの「作成」をクリックして「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
STEP
「項目が作成されたとき」をトリガーにします。
▲「項目が作成されたとき」をトリガーに選択します。フロー名を入力して「作成」ボタンをクリックします。
▲パラメータを入力します。
- サイトのアドレス：サイトのアドレスをリストボックスから選択します。今回はリストをデフォルトのチームサイトに作成しました。デフォルトのチームサイトはチーム名と同じです。
- リスト名：リスト名をリストボックスから選択します。
- ビューによる制限：ビューを使って列や行を絞って取得する場合はこちらからビューをリストボックスから選択します。今回は使用しません。
STEP
「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションを追加します。
▲パラメータを入力します。
- 投稿者：今回はフローボットにします。
- 投稿先：今回は一般チャネルに通知したいのでChannelにします。
- Team：投稿先のチームを選択します。
- Channel：チャネルを選択します。今回は一般チャネル（General）を選択します。
- Message：トリガーから出力される動的な値を使って下記のようにメッセージを入力しました。
新しいアイテムが追加されました。
@{triggerOutputs()?['body/Title']}
@{triggerOutputs()?['body/address']}
@{triggerOutputs()?['body/mail']}
▲@{triggerOutputs()はトリガーの動的な値（動的なコンテンツ）です。動的な値の部分はターゲットとするリストにより異なりますのでこのまま上記のメッセージをコピペしてもテストできませんのでご注意ください。
わたしがターゲットとするリストにTitle、address、mailという列が存在するので上記のように記述しています。
動的な値（動的コンテンツ）の挿入方法については下記の記事を参考になさってください。
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STEP
フローの完成です。リストにアイテムを追加してフローが実行されるかテストします。
▲リストにデータを一件追加しました。
STEP
Teamsのメッセージを確認してみましょう。
▲Teamsでメッセージを受信することができました！
フローが実行されるまでに少し時差がありますので少し待ちましょう。わたしの環境ではおおよそ5分前後で実行されているイメージです。
「項目が作成されたとき」トリガー（Sharepointコネクタ）
「項目が作成されたとき」トリガーは、リストに新しいアイテムが登録されたことをトリガーにしてフローが実行されます。既存の項目が修正されたときはトリガーしません。修正をトリガーにしたい場合は、
複数登録しても1アイテムずつトリガーします。
グリッドビューモードで複数アイテムを一括登録した場合も、1アイテムずつトリガーします。下記は3件同時に登録した例です。
フローの実行には多少ラグがあります。
わたしの感覚ですとだいたい5分前後でトリガーが起動する感覚です。Microsoft365のプランによってももしかしたら違いがあるのかもしれません。
アイテムの修正をトリガーにしたい場合は？
修正をトリガーにしたい場合は、「アイテムまたはファイルが修正されたとき」トリガーを使います。
新規作成も修正もどちらもトリガーしたい場合は、「アイテムが作成または修正されたとき」トリガーを使います。
リファレンス
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【重要】SharePointの「通知の設定」は2026年7月で終了しました
リストやライブラリの「…」から設定できたアラート通知（Alert me / 通知の設定）は、段階的に廃止され、2026年7月に完全に停止しました。既存のアラートも動作しません。
- 2025年7月〜：新規テナントでアラートの新規作成が順次オフに
- 2025年10月〜：作成済みのアラートが30日で失効する仕組みに
- 2026年1月〜：すべてのテナントで新規作成が不可に
- 2026年7月〜：既存のアラートも延長不可・動作停止
Microsoftが代替として公式に案内しているのは、この記事で解説しているPower Automateと、前述のルールの2つだけです。「アラートで十分」という選択肢はもう無いので、通知が必要ならどちらかに移行してください。
ライセンスと実行の遅れについて
SharePointコネクタもTeamsコネクタも標準（Standard）コネクタなので、Microsoft 365 に付いてくるライセンスの範囲で使えます。プレミアムの追加購入は不要です（1ユーザーあたり1日6,000アクションまで）。
ただし「項目が作成されたとき」は定期的に見に行くタイプのトリガーなので、登録してすぐには飛びません。間隔はライセンス次第で、無料プランは15分、Microsoft 365 のプランは5分間隔と公式に記載されています。
まとめ
じょじお以上、この記事ではPower Automateを使ってリストにアイテムが追加されたらTeamsに通知を行う方法について解説しました。
ぽこがみさまこのブログではRPA・ノーコードツール・VBA/GAS/Pythonを使った業務効率化などについて発信しています。
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