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Power Automate 5種類のフローの違いと使い分けについて解説します。

目次

5種類のフローの違いと使い分けの方法

じょじお

Power Automateクラウド版をはじめて使う方に向けてフローの種類について解説します。

ぽこがみさま

Power Automateでフローを作成するときは次の5つからフローのタイプを選択することになるにゃ。

Power Automateクラウド版から作成できるフローには下記の5つの種類があります。それぞの違いと使いどころについて、なるべく簡単に解説します。これから使い始める方、ざっくりと概要を把握したい方向けの内容です。

Power Automateの5種類のフローマインドマップ

図のマインドマップはこちら(Gitmind)で公開しています。ログインなしで閲覧ができます。

  1. 自動化したクラウドフロー
  2. インスタントクラウドフロー
  3. スケジュール済みクラウドフロー
  4. デスクトップフロー
  5. ビジネスプロセスフロー(追加ライセンスが必要)

Power Automate インスタントクラウドフローとは?

特徴!

ユーザが任意のタイミングで手動で開始するフローです。

できることの例!
  • Excelの行を選択してフローの実行ボタンを押したとき、OutlookでExcel行の内容をメール送信する。
  • スマホのボタンを押したとき、Teamsで遅刻連絡を送信する。
ぽこがみさま

ユーザがスマホのボタンや、Excelのボタンを押したときに実行されるよ。

Power Automate 活用事例はこちら!

Power Automate スケジュール済みクラウドフローとは?

特徴!

指定したスケジュールで自動開始されるフローです。

できることの例!
  • 毎週 月水金のゴミの日のとき、自動でTeamsのチームメンバにリマインド通知する。
  • 毎週金曜15時になったら、Excelのデータをもとに週報を作成してメール送信する。
じょじお

時間が決まった仕事を自動化するとき、時間で何かをリマインドするときには、こちらのフローを使います。

Power Automate 活用事例はこちら!

Power Automate 自動化したクラウドフローとは?

特徴!

アプリケーションの実行に起因して自動開始されるフロー

できることの例!
  • SharepointOnlineにファイルが追加されたとき、Excel Office Scriptsを実行する。
  • Microsoft Formで回答を受け付けたとき、Microsoftリストにデータを登録してTeamsにメッセージを送信する。
  • Outlookに新しいメールが届いたとき、Sharepointに添付ファイルを保存する。
じょじお

何かのアプリケーションが動いた時に動作させたい時はこちらのフローを使います。完全無人で動作するので自動化のありがたみを一番かんたんに感じるパワフルさがあると思います

Power Automate 活用事例はこちら!

デスクトップフロー

特徴!

Power Automate Desktopで作成するクライアントPC上の作業を自動化するフロー

できることの例!
  • パソコンの中のフォルダ内のExcelから別のExcelへ転記する。
  • パソコンの中のブラウザを自動操作してWeb上のデータを取得してExcelに書き出す。
じょじお

クラウド版のPower Automateから作成を開始することができますが、実際にフローの作成を行うのは、パソコンにインストールしたPower Automate Desktop上で行います。

ぽこがみさま

ローカルのパソコンの中のフォルダやファイルを操作する時には、こちらのフローを使います。

じょじお

クラウドフロー、デスクトップフローは、Microsoft365に付属するライセンスで単体でのみ動作させることができます。クラウドフローとデスクトップフローを連携させる場合は追加ライセンスが必要です。

デスクトップフローは単体で動作させるのは無料!
クラウドフローとデスクトップフローを連携させるフローを利用する場合には追加ライセンスが必要!

ライセンス情報はこちら(吉田の備忘録様)がわかりやすいです。

Power Automate Desktop 活用事例はこちら

ビジネスプロセスフローとは?

特徴!

仕事の流れとデータベースが連動したフロー

利用するにはPower Automateの個別のライセンスが必要です。Microsoft 365に付属するPower Automateでは利用することができません。

できることの例!
  • 誰がオペレーションしても仕事の結果が変わらず、進行状況を追うことができるシステム化ができる。

例えば、下記のような倉庫の受付業務の仕事の流れがあるとします。

  1. お客さんから倉庫の荷物引出依頼を受け付ける。
  2. お客様の荷物IDと合致するデータを確認し、ロケーション番号を確認する。
  3. フォークリフトマンにロケーション番号と荷物IDを伝え、引出し指示をする。
  4. お客様の荷物IDと合致するデータを出荷準備中にする。
  5. 出荷確認後、お客様の荷物IDと合致するデータを出荷済みにする。

上記の仕事の流れをPower AutomateのビジネスプロセスフローとPower Appsを使ってシステム化することができます。各ステップでは必要なデータを定義します。例えばStep2では、お客さまからロケーション番号を聞かないとStep3にシステムに進めることができません。対応者以外が仕事を引き継いでも、今どのフェーズにあるのか、何をすればいいのかが明確になります。

じょじお

Power Automateの他のフローとはことなり、事前知識なしで操作することは難しいです。中級者以上向けのフローです。

まとめ

じょじお

Power Automateの5つのフローについて解説しました。

  1. 自動化したクラウドフロー
  2. インスタントクラウドフロー
  3. スケジュール済みクラウドフロー
  4. デスクトップフロー
  5. ビジネスプロセスフロー(追加ライセンスが必要)

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